Entenda o que é produtividade e como incorporá-la ao seu dia a dia


Quantas vezes você já realizou várias tarefas ao mesmo tempo, “apagando incêndios”, sem definir o que era mais importante? Muitas, verdade? Isso significa que você precisa se organizar para ser mais produtivo.

Para isso, é necessário entender o que é produtividade e como fazer mais em menos tempo. Quer saber como? Continue a leitura!

Ser produtivo x ser ocupado

É fácil confundir produtividade com estar sempre ocupado, pulando de tarefa em tarefa. No entanto, existe uma diferença importante entre esses conceitos. 

Pessoas ocupadas ficam sobrecarregadas e, dificilmente, conseguem terminar suas atividades em tempo porque não se organizam. As tarefas se acumulam, gerando cansaço e frustração. 

Pessoas produtivas realizam mais tarefas em menos tempo e com mais qualidade. Elas lançam mão de ferramentas de planejamento e conciliam vida pessoal e profissional com equilíbrio, sem que uma atropele a outra e deixando espaço para o descanso — importante para evitar o esgotamento físico e mental.

Como ser mais produtivo

Acredite: é possível dedicar-se à família e aos amigos e, ao mesmo tempo, direcionar energia para a carreira e cuidar de si mesmo. Tudo que você precisa é de organização e disciplina, com uma dose de estratégia e disposição. 

A seguir, listamos alguns passos para você começar a ter uma rotina produtiva já!

Organize-se

Você tem o hábito de escrever listas em papéis soltos? Cria alertas no celular, mas esquece de consultá-los? 

Se você respondeu sim, está na hora de concentrar suas tarefas em um único lugar, como um planner ou agenda — assim, você sempre saberá onde anotou seus compromissos.

Priorize as tarefas mais importantes

Saber o que é urgente e o que é importante é fundamental para a produtividade. Liste suas tarefas e analise-as com calma. O que deve ser realizado imediatamente? O que precisa ser feito para que outras coisas aconteçam? 

Dê prioridade às tarefas importantes, que normalmente são mais trabalhosas. Você vai perceber que, uma vez terminadas, você terá mais tranquilidade para continuar seu dia.

Aprenda a dizer não

Um familiar pediu que você vá ao banco pagar contas? Pode ser difícil negar o favor, mas analise se isso não está roubando tempo de outras coisas importantes.

Informatize tudo o que pode ser feito online, como pagamentos e compras. Em caso de compromissos como consultas e exames, tente agendar tudo para o mesmo dia.

Adote métodos de organização

Agora que já definiu prioridades, é hora de listar tarefas e desmembrá-las em etapas menores. Para isso, adote técnicas para aumentar a produtividade e aproveitar melhor o tempo, como os métodos a seguir:

Bloco Focado de Tarefa

O cérebro humano consegue manter o foco em uma atividade durante 50 minutos. Já observou que a hora aula é de 50 minutos? Este é o motivo: o tempo de foco do cérebro! Portanto procure trabalhar em blocos de 50 minutos e descansar 10 minutos entre um bloco e outro.

O método ajuda a combater distrações e disciplinar o cérebro, pois, durante cada bloco, deve-se manter a concentração total, evitando fazer várias tarefas simultaneamente.

Princípio de ParetoTambém conhecido como “regra do 80/20”, a ideia é que 80% dos benefícios vêm de 20% das ações. Em termos de produtividade, isso significa que mais tempo deve ser dedicado às tarefas que trarão mais resultados e uma porção menor deve ir para ações que gerem menos frutos.

GTD — Getting Things Done

O GTD é um sistema pelo qual você organiza tarefas e compromissos e desmembra cada ação em passos mais simples. 
Para utilizar este método, escolha um caderno ou aplicativo de organização e liste todas as tarefas em diferentes categorias. De tempos em tempos, revise suas listas e veja se alguma tarefa pode ser delegada ou excluída.

Bullet journal

Misto de agenda e diário, é um sistema no qual você compila suas tarefas em tópicos curtos e objetivos, dividindo-as em módulos anuais, mensais, semanais e diários. 

Para começar, você precisa de um caderno e algumas canetas. Depois, escolha um sistema de marcações para indicar a prioridade das tarefas, suas categorias e seu andamento e separe-as em listas diárias, fáceis de acompanhar. 

Além desses métodos, o coaching também é uma excelente ferramenta para melhorar seu planejamento e ser mais produtivo e bem-sucedido!

 


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